Treasurer’s Training – Wie Kassenführer Kassen führen

Deckblatt fuer das Treasurers Training-Handbuch

Was ist eigentlich Buchhaltung? Wie verwaltet man Gelder, die nicht einem selbst gehoeren, sondern der Gemeinschaft? Und wie macht man transparent, was, wie und warum auf welche Weise ausgegeben wurde?
Darum ging es beim Workshop “Financial Management” fuer Joint Body-Mitglieder.

26 Joint Body “Treasurers”, Vorsitzende und Fairtrade Officer nehmen an der Schulung teil, zu der Liaison Officer Malin Olofsson ins Fountain Hotel in Kapstadt eingeladen hat. Die Gaeste kommen hauptsaechlich aus dem Western Cape, der Grossregion um Kapstadt, aber auch aus Eastern Cape, rund um East London, haben sich einige auf den Weg gemacht.

Am Ende des Geldes noch Monat uebrig?

Treasurers Training im Fountains Hotel in Kapstadt

Malin will Zahlen verstaendlich machen. Es dreht sich darum zu erklaeren, warum es ueberhaupt wichtig ist, den Ueberblick zu behalten, warum die Notwendigkeit besteht, Ausgaben und Einnahmen zu dokumentieren. Klar, einerseits sind es die Audits von FLO-Cert, die das erfordern. Wenn die Kontrolle ansteht, muessen die Buecher stimmen. Es muss nachvollziehbar sein, wie und warum Praemiengelder ausgegeben wurden. Aber es ist nicht nur das.Es geht ueber das Fairtrade-System hinaus ganz einfach darum, dass am Ende des Monats unterm Strich nicht mehr Ausgaben als Einnahmen stehen. Es sind grundlegende Dinge, die jeden einzelnen der Anwesenden privat wie beruflich betreffen. Doch so simpel das auf den ersten Blick wirkt, so unerfahren sind manche Workshop-Teilnehmer auf diesem Terrain.

Wer kann sich alle Gegenstaende auf dem Tablett merken? Merken ist gut - Aufschreiben ist besser

Sich erinnern ist gut, aufschreiben ist besser

Wer mit Geld hantiert, muss bestimmte Grundbegriffe kennen, uebersichtlich arbeiten und akkurat Protokoll fuehren. Warum, erklaert Malin mit einem Spiel. Auf einem Tablett liegen 22 voellig unterschiedliche Gegenstaende. Mit dem Tablett geht Malin entlang der Tische, so dass alle Gelegenheit haben, sich die Gegenstaende anzusehen und einzupraegen. Wieviele Dinge konnte sich jeder merken? Nur 10? 11? Ein paar erinnern sich an 12, nur ein oder zwei an 14. Die Moral ist klar. “Schreibt alles genau auf. Nicht nur fuer die Auditoren, auch fuer euch,” mahnt Malin.

Rechenschaftspflicht, Transparenz und Verantwortung

Der Workshop ist sehr praxisorientiert angelegt. Anhand von Beispiel-Rechnungen und kleinen Uebungsaufgaben hat jeder Gelegenheit das Gelernte direkt umzusetzen. Taschenrechner werden ausgepackt, in Zweier-Teams monatliche Einnahmen und Ausgaben berechnet und das 1×1 der Buchfuehrung geuebt. Accountability, Transparency, Responsibility – Rechenschaftspflicht, Transparenz und Verantwortung – das ist das Credo des Tages, die wichtigsten Attribute fuer die Position des Schatzmeisters. Denn: Das Geld gehoert den Arbeiterinnen und Arbeitern und nicht dem Joint Body oder dem Management. “Übernehmt Verantwortung”, sagt Malin, “oft ist das Management sehr hilfsbereit und uebernimmt viele der Aufgaben. Aber nutzt die Gelegenheit, selbst zu wissen was passiert und die Uebersicht zu behalten. Es liegt an euch, zu wissen, was vor sich geht.” Dasselbe gilt beim Wissen um die Praemienhoehe.

Jan Engelbrecht und Pieter Janse von Mouton Citrus berechnen monatliche Einnahmen und Ausgaben

Nicht allen Anwesenden ist bekannt, wie viel Praemie fuer ihre Produkte gezahlt wird. Aber dieses Wissen ist beispielsweise wichtig, wenn es um neue Vertraege geht, oder um langfristige Projektplanung. Leider fehlt so manchem die Infrastruktur, was es schwieriger macht, am Ball zu bleiben: Nur 10 der 26 Anwesenden haben beispielsweise Zugang zu PC und Internet.

Konform mit den FLO-Cert Kriterien

Schon beim Besuch des Joint Body Meetings bei Mouton Citrus ist mir aufgefallen, wie anstrengend es fuer die Joint Body Mitglieder ist, sich durch den Katalog an Compliance Criteria von FLO-Cert zu wuehlen. Auch beim Treasurers Training frage ich mich wieder: Wenn das bereits die vereinfachten Formulierungen sind, wie war es dann vor dem New Standard Framework? Gibt es wirklich keine einfachere Moeglichkeit, die Dos und Dont’s zu beschreiben?

Johanna und Mark von der Plantage Bergendal loesen Uebungsaufgaben

Wissen weitergeben

Malin bittet alle um eine Evaluierung des Workshops. Sie hat mir gesagt, sie habe Bedenken, dass manche wohl unterfordert waren. Aber ich hatte nicht das Gefuehl, dass die Leute gelangweilt waren. Mark, ein junger aufgeweckter Joint Body-Vorsitzender bei Bergendal, einer Rooibos und Zitrus-Plantage, kommt auf mich zu und zeigt mir seine Karteikarte mit der Bewertung und seinen Wuenschen. Darauf steht: “Ich wuensche mir noch mehr Training in Finanzwesen, damit ich auch andere ausbilden kann.” Ich finde, Malin kann mit dem Tag sehr zufrieden sein.